Hoe je Interne Communicatie meer strategisch kunt inzetten

Dit blog is het derde deel van onze serie over adoptie van sociale intranetten. In deel 1 hebben we uitgelegd wat adoptie precies inhoudt en waarom het een continu proces is. In deel 2 zijn we ingegaan op benchmarking en hoe je je intranetprestaties kunt vergelijken met andere organisaties.

In dit derde deel richten we ons op de cruciale rol van Interne Communicatie. Hoe kan een strategische aanpak van Interne Communicatie bijdragen aan een hogere adoptie en betere prestaties van je sociaal intranet? En hoe hangt dit samen met je ambitieniveau en doelstellingen?

In dit blog behandelen we:

• Wat je ambitie en doelstellingen betekenen voor adoptie.
• Hoe de rol van Interne Communicatie verschuift van uitvoerend naar strategisch.
• Hoe je de Plek Engagement Score kunt gebruiken om jouw communicatieniveau te bepalen en te verbeteren.

Lees hier deel 1: Hoe je adoptie van een sociaal intranet kunt meten en verbeteren
Lees hier deel 2: Benchmarking van de adoptie van het sociaal intranet

Wanneer heb je voldoende adoptie?

Adoptie is met de Plek Engagement Score dus meetbaar. De vervolgvraag is dan al gauw: wanneer is onze adoptie goed genoeg?

De hoogte van adoptie hangt deels samen met hoe je het platform gebruikt en je omvang:

• Adoptie van een intranet ligt veel hoger dan adoptie van een community, bijvoorbeeld een vereniging of een beroepsorganisatie.
• Kleinere organisaties hebben doorgaans een veel hogere adoptie, omdat ze minder platformen hebben en medewerkers meestal heel nauw samenwerken.

Maar het allerbelangrijkste antwoord op de vraag ‘hoe doen we het’, is dat dit van je ambities en doelstellingen afhangt. Een bouwbedrijf van 300 medewerkers, die vooral mensen op bouwplaatsen door het land wil kunnen bereiken en informeren, zal een heel andere score hebben dan een zorgonderneming waar kennisdeling, onderlinge afstemming en verloop onder de medewerkers de belangrijkste thema’s zijn. Dit hangt samen met de ambitie van Interne Communicatie.

Dus voordat we de vraag ‘hoe doen we het’ kunnen beantwoorden, eerst een uitstapje naar ‘hoe gaat het nu met ons?’

Ambitieniveau van Interne Communicatie

Bij het bepalen waar organisaties staan qua Interne Communicatie, hanteren wij een model met vier treden. Welk ambitieniveau bij je past, hangt sterk af van de cultuur en doelstellingen van je organisatie.

Afhankelijk van je ambitieniveau verandert de rol van Interne Communicatie van uitvoerend naar strategisch, van redacteur naar dirigent/facilitator.

Deze indeling naar ambitieniveau is geen exacte wiskunde. De belangrijkste conclusie is dat organisatiecultuur een belangrijke rol speelt bij het kunnen behalen van je doelstellingen. In de praktijk zien wij maar al te vaak organisaties die doelstellingen definiëren die maken dat ze ook naar een hoger niveau van Interne Communicatie moeten.

Een organisatie die bijvoorbeeld op niveau 2 Informeren opereert en kennisdelen of samenwerken als doelstelling heeft, zal die in de praktijk moeilijk kunnen bereiken. Het vergt een andere invulling en een ander mandaat van Interne Communicatie, waarbij ambitieniveau Co-creatie hoort. Dat is een verandering die meer vergt dan een nieuwe tool.

De Plek Engagement Score en het niveau van Interne Communicatie

Adoptie is dus meetbaar, via de Engagement Score en de 5 onderliggende componenten. En de vraag ‘hoe goed doen we het’, hangt af van jullie ambitie qua Interne Communicatie.

Hoe hangen die twee samen? Dat zien we door de data van onze bestaande klanten te analyseren:

De dynamiek die daaruit blijkt:

• Initiatie: de Reach is weliswaar hoog, maar Visit is laag en View valt tegen. Het systeem wordt te weinig gebruikt en zit dus ook niet in het systeem van mensen.
• Informeren: er is een constante stroom van relevante informatie. De View gaat naar 100%, content is relevant voor iedereen. Mensen komen vaker naar het platform, dus Visit gaat omhoog. Contribute is laag en beperkt tot één of twee mensen van Interne Communicatie en misschien HR.
• Betrekken: de groep contentmakers groeit, dus Contribute gaat omhoog en daarmee ook Interact. Door de hogere activiteit groeit ook het aantal bezoeken, dus Visit gaat omhoog. Opvallend genoeg gaat View omlaag, want niet alle content is even interessant meer voor iedereen. Personalisatie wordt belangrijker, mensen gaan kiezen.
• Co-creëren: Contribute stijgt verder, nu ook teamleiders en management actief zijn. Visit gaat naar 100%, het platform neemt een centrale plaats in binnen de organisatie. Personalisatie wordt nog belangrijker en dus zakt View wat verder.

Hieruit volgt dat, afhankelijk van waar je staat en wat je doelstelling en ambities zijn, redelijk goed te zeggen is hoe je op de 5 componenten van de Engagement Score zou moeten scoren. Andersom geredeneerd, valt op basis van jullie scores iets te zeggen over waar je staat qua Interne Communicatie.