Onboarding is noodzaak om nieuwe medewerkers aan boord te houden

Bij Plek geloven we in een warm welkom voor nieuwe medewerkers. We snuffelen eerst goed aan elkaar. En we zorgen dat nieuwe collega’s in de inwerkperiode hun weg leren vinden. Voor Amin, onze Iraanse senior back-end developer, hebben we zelfs een appartement geregeld. Onboarding, heet dat met een mooi woord. Onze klanten vinden op Plek ook de tools voor een soepel onboardingtraject voor nieuwkomers. Maar waarom is dat nou zo belangrijk? Ik sprak hierover met Bea Aarnoutse, managing director van internal- en employerbrandingbureau PROOF en auteur van het boek Alignment 2.0.

Een vliegende start voor nieuwe medewerkers. Het lijkt zo vanzelfsprekend. Maar hoe vaak hoor je niet dat mensen op de eerste dag nog niet in systemen kunnen inloggen? Of dat duidelijke informatie over de organisatie ontbreekt? Laat staan dat er een bloemetje klaarstond. Van een inwerkperiode is dan meestal nauwelijks sprake.

Bea Aarnoutse is managing director van PROOF, communicatiebureau dat klanten helpt om de employee journey te versterken. Ze schreef het boek Alignment 2.0 over ‘de optelsom van internal branding en employer branding in de praktijk’. Met Bea sprak ik over die belangrijke eerste dagen en weken voor een nieuwe collega.

Bea, hoe kijken jullie naar de waarde van medewerkers voor een organisatie?

“Wij geloven dat businesswaarde wordt gegenereerd door medewerkers op nummer één, twee en drie te zetten. Dan pas kun je van waarde zijn voor de klant. Wat je buiten belooft, moet je binnen waarmaken."

Met andere woorden: 'practice what you preach.' Dat herkennen wij zeker bij klanten. De marktstrategie van TMG is om 24/7 nieuws te leveren, op alle kanalen en devices. Maar het eigen intranet was niet altijd en overal beschikbaar. Met Plek kon TMG het interne verhaal in lijn brengen met het merkverhaal.

"Dat noemen we met een mooi woord alignment; je medewerkers meenemen in de doelen van de organisatie. Een medewerker die zich betrokken voelt, is eerder geneigd om een bijdrage te leveren aan de strategische doelstellingen. Onboarding is daarbij niet iets wat op zichzelf staat. Het is een onderdeel van de employee journey. In de eerste honderd dagen moet je nieuwe medewerkers goed meenemen in het verhaal van je organisatie – vertellen waar de organisatie voor staat en waar die voor gaat. Dat wordt vaak vergeten. Medewerkers willen graag weten hoe ze kunnen bijdragen aan die hogere doelen. Dat maakt het werk meestal ook leuker."

Goede onboarding loont. Waaruit blijkt dat?

“In de eerste weken bij hun nieuwe werkgever kijken veel medewerkers nog om zich heen: is het gras ergens anders misschien toch groener? Als ze in de inwerkperiode ontdekken dat hun beeld van de organisatie niet klopt, bestaat de kans dat ze weer vertrekken. Een derde van de nieuwe medewerkers gaat in de eerste zes maanden weer op zoek naar een nieuwe baan. En 23 procent verlaat de organisatie alweer binnen een jaar. Werkgevers besteden veel tijd en aandacht aan het binnenhalen van nieuwe mensen, maar vervolgens verdwijnt een kwart dus weer na korte tijd."

“Ook met het oog op kostenbesparing is het essentieel om een goede eerste indruk te maken en mensen aan je organisatie te binden." Bea Aarnoutse, managing director van internal- en employerbrandingbureau PROOF.

“Voor een medewerker die vertrekt moet weer een nieuwe collega worden gevonden. Dat is kostbaar. En er gaat tijd verloren: voordat een nieuwe medewerker goed is ingewerkt, ben je al snel acht maanden verder. Ook met het oog op kostenbesparing is het dus essentieel om een goede eerste indruk te maken en mensen voor langere tijd aan je organisatie te binden. Uit verschillende onderzoeken komt naar voren dat organisaties met een onboardingprogramma beter in staat zijn om medewerkers te behouden."

Wat wordt vaak over het hoofd gezien bij de onboarding?

“Het werkgeluk van medewerkers hangt voor 70 procent af van de kwaliteit van de leidinggevende. Maar in veel organisaties wordt de rol van de directe manager ondergewaardeerd. Het helpt in elk geval als de leidinggevende de medewerker verwelkomt."

“Het loont ook de moeite om ervoor te zorgen dat nieuwkomers snel een netwerk opbouwen. Hoe sneller ze hun weg vinden in de organisatie, hoe beter ze kunnen functioneren. Daarom is het belangrijk dat je ze in de eerste honderd dagen de kans geeft om de juiste collega’s te leren kennen. Een buddy kan daarbij helpen. Dat zien we wel steeds vaker: dat iemand een vaste persoon krijgt toegewezen die zich verantwoordelijk voelt voor de onboarding van een nieuwe collega."

Er zijn tegenwoordig aparte apps voor onboarding. Werkt dat volgens jou?

“Een app is niet de heilige graal. Als je het denkt te kunnen oplossen met een app, onderschat je het belang van onboarding. Het zal altijd een combinatie moeten zijn van de juiste tooling en persoonlijke aandacht. Als onboarding onderdeel uitmaakt van een groter geheel, een sociaal intranet bijvoorbeeld, dan biedt zo’n digitaal platform de mogelijkheid om veel informatie en achtergronden over de organisatie mee te geven. Dat kan zelfs al gebeuren in de preboarding-fase. Met een quiz bijvoorbeeld, of met video’s die een kijkje bieden in andere vestigingen of in de winkels. Mijn advies: redeneer niet vanuit middelen, maar denk na over de doelen en hoe deze te bereiken."

Dat is inderdaad ook onze filosofie. Door van het sociaal intranet een centraal platform te maken in het onboardingprogramma, laat je nieuwe medewerkers al wennen aan deze vorm van communicatie binnen de organisatie. We stimuleren in de Plek-omgeving ook dat nieuwe collega’s hun eerste indrukken delen met hun leidinggevende of met hun buddy. Hoe kijk jij daarnaar?

“Nieuwe medewerkers zijn een bron van kennis. Juist in de onboardingfase is het goed om al aan de medewerker te vragen: wat valt jou allemaal op? Je kunt veel leren van de indrukken van nieuwe mensen. Die kennis wordt alleen zelden geregistreerd, áls het al gevraagd wordt. Juist iemand die nog fris en fruitig binnenkomt, ziet hoe de hazen lopen. Dan stellen mensen zichzelf vragen als: is dit nou wel zo logisch, en gaan jullie altijd zo met elkaar om? Na twee jaar in een organisatie kun je een beetje bedrijfsblind raken."

“Juist in de onboardingfase is het goed om aan medewerkers te vragen: wat valt jou allemaal op? Je kunt veel leren van de indrukken van nieuwe mensen." Bea Aarnoutse, managing director van internal- en employerbrandingbureau PROOF.

Ja, maar de begeleiding van medewerkers houdt na de eerste honderd dagen niet op.

“Ook dan blijft het inderdaad belangrijk dat medewerkers hun informele netwerk onderhouden en uitbreiden, en dat het verhaal van de organisatie levend wordt gehouden. Dat verhaal kan ook wijzigen bij grote verandertrajecten, zoals een strategiewijziging of een fusie. Je moet medewerkers dan weer meenemen in de nieuwe koers. Manage hun verwachtingen en help ze om van waarde te zijn in de nieuwe situatie. Een relatie tussen werkgever en werknemer is niet voor niets een wederkerige relatie."

We zijn in november begonnen met een praktijkgerichte blogserie over onboarding. In deel 1 lees je waarom onboarding nodig is. In deel 2 leggen we uit hoe je werknemers een goede start geeft met een stappenplan dat al vóór de eerste werkdag begint. Deel 3 bevat praktische tips waarmee je jouw onboardingproces officieel maakt en in je organisatie vastlegt. In februari volgt deel 4, over hoe je het maken van waardevolle contacten stimuleert.

P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?