Sociale Veiligheid: een structurele aanpak voor een ingewikkeld vraagstuk

20% voelt zich onveilig

Wist je dat 20% van de medewerkers zich sociaal onveilig voelt op de werkvloer? Sociale veiligheid is cruciaal voor het welzijn van medewerkers en het succes van de organisatie. Het gaat verder dan alleen een vertrouwenspersoon; het gaat om een werkomgeving waarin iedereen zich gerespecteerd, gehoord en veilig voelt. Sociale veiligheid is niet iets dat je afvinkt op een checklist – het is een cultuur waarin elke medewerker zich gesteund voelt.

Sociale veiligheid: een complex vraagstuk 

Sociale veiligheid in organisaties is als een delicaat web van menselijke interacties. Wat voor de één veilig is, kan voor de ander juist onveilig aanvoelen. Dit maakt het tot een ingewikkeld/ complex vraagstuk dat niet opgelost kan worden met simpele checklists of protocollen. Sociale veiligheid vraagt om inzicht in zowel groepsdynamiek als individuele behoeften, en vereist voortdurende aanpassing en bewustwording.

Waarom is sociale veiligheid eigenlijk complex? 

Bij ingewikkelde problemen is oorzaak-gevolg niet altijd eenduidig. Verschillende, onderling afhankelijke oorzaken spelen een rol. Een direct communicerende teamleider kan voor de één vertrouwen scheppen, maar voor een ander intimiderend zijn. Een onschuldige grap kan voor de één verbindend werken, terwijl het voor een ander uitsluiting betekent. Deze verschillende percepties maken dat het lastig is om een universele aanpak te vinden. Wat werkt voor de ene medewerker, kan voor een ander een bron van stress zijn. Deze complexiteit vraagt om een aanpak die ruimte laat voor diversiteit in ervaringen en perspectieven.

Een iteratieve aanpak 

Complexe problemen vereisen dat organisaties moeten denken in patronen en experimenten, niet in definitieve, ‘simpele’ oplossingen. Flexibel en iteratief werken is de sleutel. Dit betekent niet blijven hangen in één strategie, maar continu aanpassen op basis van wat we leren. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten van belang:

• Meet en monitor: Verzamel zowel kwantitatieve als kwalitatieve feedback. Begrijp de cijfers, maar luister ook naar de verhalen erachter.
• Begin klein: Experimenteer met gerichte interventies in één team of afdeling. Kleine successen kunnen als voorbeeld dienen voor de rest van de organisatie.
• Wees flexibel: Pas de aanpak aan op basis van ervaringen. Wat vandaag werkt, werkt morgen misschien niet meer.
• Betrek mensen: Creëer ruimte voor verschillende perspectieven. Sociale veiligheid is niet iets wat je voor medewerkers doet, maar met hen.
• Denk lange termijn: Verbetering kost tijd en vraagt om volharding. Sociale veiligheid is een proces van voortdurende aanpassing en groei.

Door sociale veiligheid te benaderen als een dynamisch systeem, kan HR actief bijdragen aan een werkomgeving waar iedereen zich gehoord en veilig voelt. Dit vraagt om een mindset van continue verbetering en aanpassing, waarin iedere stap telt.

Grip op complexiteit: het vierfasenmodel voor Sociale Veiligheid 

Om sociale veiligheid te versterken, kunnen organisaties een iteratief vierfasenmodel volgen, zoals het onderstaande model van onze partner Colab.EX:

1. Oriëntatie: Verken de huidige situatie en signalen van onveiligheid. Begrijp waar de pijnpunten liggen en luister naar de ervaringen van medewerkers.
2. Ontdekken: Begrijp onderliggende patronen en ervaringen. Wat zijn de oorzaken van de onveiligheid, en welke groepsdynamieken spelen een rol?
3. Ontwerpen: Ontwikkel gerichte interventies die inspelen op de specifieke behoeften van de organisatie en haar medewerkers.
4. Ontwikkelen: Implementeer de interventies en stuur bij waar nodig. Evalueer wat werkt en wat niet, en blijf leren.

Deze cyclus erkent dat sociale veiligheid nooit 'af' is en vraagt om constante aandacht en bijsturing. Door steeds weer opnieuw te oriënteren en te ontdekken, kunnen organisaties inspelen op veranderingen in de werkomgeving en nieuwe uitdagingen aanpakken. In deze blog richten we ons specifiek op fase 1 en 2: Oriëntatie en Ontdekken.

Fase 1: Oriëntatie - verkennen van het probleem 

Actueel inzicht verkrijgen begint met luisteren naar medewerkers over hun ervaringen en verbeterpunten. Een survey biedt daarbij tijdwinst, maar luistert selectief doordat de vragen vooraf zijn opgesteld door een beperkte groep. Moderne technologie, zoals Slimme Gesprekken van Plek, biedt een beter alternatief. In 10-12 minuten heeft iedere medewerker een chat-gesprek over sociale veiligheid, waarbij hun unieke behoeften en ervaringen worden achterhaald. Dit geeft een veel dieper en rijker inzicht dan een traditionele survey. Het resultaat? Meer dan 95% van de deelnemers geeft aan dat zij hun gedachten en behoeften  voldoende tot goed kwijt konden, waarvan meer dan 70% goed tot zeer goed. 

Fase 2: Ontdekken - Inzicht krijgen met behulp van veilige AI 

De verkregen dataset is breed en divers, en vraagt om de kracht van AI om patronen te ontdekken die anders moeilijk zichtbaar zouden zijn. De analyse in Slimme Gesprekken geeft inzicht op twee niveaus: ‘Wie’ en ‘Wat’.

• Wie: Via data-analyse worden medewerkerpersona's ontdekt, die HR en leiding concrete handvatten geven voor beleid en communicatie.

• Voorbeeld: Persona ‘Poseidon’ hecht aan vertrouwen, ondersteuning en open communicatie, terwijl ‘Boreas’ behoefte heeft aan duidelijke structuur en ergonomie. Organisaties moeten proberen beide persona's te bedienen of empathie tonen voor degenen die niet direct worden geholpen. Door in te spelen op de persona’s kunnen organisaties beleid ontwikkelen dat beter aansluit bij de diversiteit binnen je organisatie. 

• Wat: Slimme Gesprekken biedt zowel organisatiebrede als team-specifieke analyses om gerichte acties te bepalen. Dit leidt tot concrete handvatten voor HR als strategische partner en teamleiders voor directe verbetering. Zo kunnen organisaties inzicht krijgen in welke thema's prioriteit hebben, en hoe deze aangepakt kunnen worden.

Fase 3 en 4: Ontwerpen en Ontwikkelen 

Met de verkregen inzichten kunnen organisaties gerichte verbeteringen doorvoeren. Dit kan variëren van praktische aanpassingen, zoals het verbeteren van het onboardingsproces, tot meer fundamentele veranderingen, zoals het integreren van structurele feedbackmomenten in de employee journey. Sociale veiligheid krijgt zo een vaste plek in elke fase van de medewerkerervaring, van onboarding tot dagelijkse samenwerking. Onze partner CoLab.EX, experts op het gebied van employee experience en employee journeys, kan daarbij ondersteunen. 

En na fase 4? Terug naar fase 1: Oriëntatie 

Na het ontwikkelen en implementeren van interventies komen fase 1 en 2 weer in beeld: oriëntatie en ontdekken. Via Slimme Gesprekken wordt het gesprek met medewerkers voortgezet en verdiept. In tegenstelling tot een survey, waarbij dezelfde vragen telkens opnieuw worden gesteld, verdiept Slimme Gesprekken zich door nieuwe, relevante vragen te stellen op basis van eerdere antwoorden. Hierdoor kunnen we beter inspelen op de unieke behoeften van iedere medewerker en blijven we leren en verbeteren.

Eens verder praten? 

Wil je weten hoe jouw organisatie sociale veiligheid kan versterken? Neem contact met ons op en ontdek hoe Slimme Gesprekken en onze gestructureerde aanpak jouw organisatie kunnen helpen een veilige, betrokken werkplek te creëren.

Over Plek 

Plek is een digitaal engagement platform met krachtige modules voor communicatie, leren, activeren, luisteren en verbeteren. Onze modules ondersteunen een naadloze medewerkerervaring, en wanneer ze samen worden ingezet, ontstaat maximale synergie. Dit zorgt voor extra voordelen en versterkt de impact op de medewerkerervaring. Ondersteund door rijke data-inzichten kunnen organisaties gericht sturen en gerichte acties ondernemen. Het resultaat? Een volledig geïntegreerde en naadloze ervaring, waardoor medewerkers zich echt verbonden voelen met de organisatie.