Onder de motorkap bij Plek

Er zijn talloze interne sociale platformen en intranetten beschikbaar, elk met een eigen doel en functionaliteiten. De keuze voor het juiste platform is daarom niet eenvoudig. In deze serie ‘Onder de motorkap’ onderzoeken we wat verschillende platformen te bieden hebben. Zo kun je beter bepalen welk platform het beste aansluit bij jouw organisatie. Dit keer nemen we Plek, een platform voor medewerkers betrokkenheid, onder de loep.

Plek: van start-up naar platform voor uiteenlopende sectoren

Plek begon in 2015 als een start-up in Amsterdam en heeft zich sindsdien ontwikkeld tot een platform dat door ruim 350 organisaties wordt gebruikt. Het platform richt zich op uiteenlopende sectoren, zoals zorg en welzijn, bouw en techniek, en overheidsinstellingen.

Een mooie feature van het platform is dat er niet enkel de mogelijkheid is dat de vaste medewerkers toegang krijgen, maar ook externe gebruikers zoals vrijwilligers en tijdelijke krachten. Dit maakt het platform geschikt voor organisaties met een diverse gebruikersgroep. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is of al deze verschillende
groepen de aangeboden functionaliteiten ook echt op dezelfde manier gebruiken. In de praktijk kan het aansluiten van externe gebruikers organisatorische en technische uitdagingen met zich meebrengen, vooral op het gebied van rechtenbeheer en toegangscontrole.

Interne communicatie en HR in één platform

Het onderscheidende van Plek is dat het een brug probeert te slaan tussen interne communicatie en HR-processen, vooral op het gebied van medewerkersbetrokkenheid en employee experience. Waar interne communicatie doorgaans gericht is op het informeren en verbinden van medewerkers, voegt Plek meer typische HR processen toe zoals microlearnings en sociallearnings, onboarding en tot slot feedback: hoe leeft een bepaald onderwerp binnen de organisatie? Het platform beoogt deze twee domeinen binnen één omgeving aan te bieden.

Deze aanpak zou echter vragen kunnen oproepen over de haalbaarheid: kan één platform daadwerkelijk voldoen aan de verschillende, vaak gescheiden, doelstellingen van interne communicatie en HR? Vaak blijft er een spanningsveld bestaan tussen een geïntegreerde werkomgeving en het gebruik van losse gespecialiseerde tools. Een geïntegreerd platform voor de verbetering van medewerkers betrokkenheid, zoals Plek, biedt veel mogelijkheden voor een eenduidige employee experience. Enkel is de functionaliteit vaak niet altijd zo uitgebreid als die van gespecialiseerde oplossingen, die vaak te vinden zijn in afzonderlijke systemen.

Om inzicht te krijgen in de gebruikerservaring, heeft Plek een module ontwikkeld die zich richt op het versterken van de betrokkenheid en ervaring binnen de digitale werkomgeving.

Functies en modules

Plek stelt dat het platform zich richt op het verbeteren van de gebruikerservaring door middel van gepersonaliseerde ervaringen en een datagedreven aanpak. Dit betekent dat Plek medewerkers op maat gemaakte informatie en tools kan aanbieden om hun werk effectief te doen, ongeacht device. De keerzijde van deze hoge mate van personalisatie is dat er beperkte mogelijkheden zijn voor het broadcasten van diverse nieuwsstromen. Een feature die vaak gewenst is in organisaties met complexere interne communicatiestructuren.

Een belangrijke functie is de Employee Journey-module, die organisaties helpt om medewerkers door belangrijke fasen in hun werktraject te begeleiden. Dit begint bijvoorbeeld bij het onboarding proces, waar nieuwe medewerkers voor hun eerste werkdag, eventueel zelfs voordat ze geregistreerd staan als medewerker, snel toegang krijgen tot de benodigde informatie, trainingen en documenten. Daarnaast biedt de tool ook de mogelijkheid om medewerkers door interne campagnes te laten lopen, bijvoorbeeld door hen video’s te laten bekijken of interactief deel te nemen aan bepaalde acties.

Na het begeleiden van medewerkers via de eerder genoemde module, komt het moment om te begrijpen wat zij ervaren. Het opvangen en analyseren van de ervaringen binnen de organisatie is waar de Slimme Gesprekken-module van pas komt, die een datagestuurde aanpak biedt. De gepersonaliseerde en geautomatiseerde module stelt organisaties in staat om gerichte feedback van medewerkers op te halen en om te zetten in concrete feiten en inzichten, wat helpt bij het maken van gerichte en meetbare acties. Bovendien is het mogelijk om bij latere gesprekken terug te komen op eerder gegeven antwoorden, zodat trends duidelijk zichtbaar worden.

De verzamelde antwoorden worden gebruikt om verschillende persona’s te creëren, die een gedetailleerd beeld geven van de diverse medewerkerstypes binnen de organisatie en op teamniveau, gebaseerd op hun meningen en ervaringen. Voor managers biedt dit waardevolle inzichten, aangezien zij nu een duidelijker beeld hebben van de persona’s die binnen hun team aanwezig zijn. Met deze kennis kunnen zij gerichte acties uitzetten die aansluiten bij de specifieke behoeften van hun teamleden.

Met de modules die Plek biedt (de Employee Journey module, Slimme Gesprekken, en de Social Intranet-module) biedt Plek een aanpak voor interne communicatie en betrokkenheid, waarbij de medewerker centraal staat. Deze modules kunnen ook los van elkaar worden gebruikt, wat flexibiliteit biedt afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Vanzelfsprekend hangt de werkelijke waarde van deze modules sterk af van het gebruik en daarmee de adoptie binnen de organisatie, maar de gehanteerde visuele stijl en user experience helpt daarbij wel.

Op de roadmap

Het platform onderzoekt de inzet van AI om de gebruikerservaring te verbeteren. Momenteel testen ze een AI-chatbot die medewerkers helpt om sneller informatie te vinden en content te creëren binnen het platform. Vooral in sectoren zoals de zorg kan dit handig zijn, waar tijdsdruk en snelle toegang tot actuele informatie belangrijk zijn. De chatbot kan bijvoorbeeld veelvoorkomende vragen beantwoorden of suggesties geven bij het schrijven van berichten. De meerwaarde van zo’n tool hangt echter af van de hoeveelheid onderliggende data, hoe goed dit wordt onderhouden en of de chatbot echt aansluit bij de dagelijkse praktijk van gebruikers.

Kosten

De kosten per gebruiker per maand variëren afhankelijk van het aantal medewerkers en het gebruik van het platform. Voor kleinere organisaties geldt een lage eenmalige fee voor de initiële opzet en configuratie van het platform, terwijl de maandlasten per gebruiker afnemen naarmate de organisatie groter wordt. De kosten kunnen ook variëren op basis van het aantal actieve gebruikers of het type licentie.

Begeleiding is inbegrepen en omvat ondersteuning bij de implementatie, zoals het instellen van basisfunctionaliteiten zoals huisstijl en het makkelijk vindbaar maken van belangrijke content. Na de lancering ligt de focus op gebruikersactivatie en het monitoren van gebruik, waarbij statistieken en analyses worden ingezet om de voortgang te evalueren.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Evolve.