Een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers is essentieel voor elke organisatie. Het stelt nieuwe medewerkers in staat om snel en effectief bij te dragen aan de organisatie, terwijl het ook helpt om hun betrokkenheid en retentie te bevorderen. Dit onboarding document blog is bedoeld om organisaties te helpen bij het ontwerpen en implementeren van een onboarding programma dat rekening houdt met alle belangrijke ingrediënten van een succesvolle onboarding.
1. Werk vanuit een holistische benadering, bijvoorbeeld het het 4C-model
Het 4C-model is een effectieve benadering voor het structureren van een onboarding programma. Het model is gebaseerd op vier kernelementen:
- Compliance (naleving): zorg ervoor dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de regels, voorschriften en procedures van de organisatie.
- Clarification (verduidelijking): help nieuwe medewerkers hun rol, verantwoordelijkheden en doelen te begrijpen.
- Culture (cultuur): maak nieuwe medewerkers vertrouwd met de waarden, normen en gedragscodes van de organisatie.
- Connection (verbinding): bevorder relaties en netwerken tussen nieuwe medewerkers en hun collega's, managers en andere belangrijke personen in de organisatie.
De toegevoegde waarde van het 4C-model is dat het een holistische benadering biedt voor onboarding, waarbij alle aspecten van de integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie worden behandeld. De impact van deze benadering is een soepeler, effectievere en meer gestructureerde onboarding ervaring voor zowel nieuwe medewerkers als HR-professionals. Onderzoek laat zien dat een goede onboarding op basis van deze benadering kan leiden tot 10-25% hogere retentie en 15-30% hogere betrokkenheid.
2. Gebruik een stapsgewijze, gestructureerde onboarding
Een gestructureerd programma die elke "C" van het 4C-model stimuleert, kan helpen om een effectieve onboarding te waarborgen. Hier zijn enkele stappen om te overwegen bij het opzetten van een programma voor onboarding:
- Begin met pre-boarding: zorg voor een soepele overgang van de werving- en selectiefase naar de onboardingfase door tijdig informatie en ondersteuning te bieden aan de nieuwe medewerker.
- Eerste werkdag: maak de eerste werkdag gedenkwaardig en zorg voor een warm welkom. Wijs bijvoorbeeld een buddy toe om de nieuwe medewerker te begeleiden en ondersteunen tijdens de eerste weken.
- Compliance (naleving): organiseer trainingen en workshops over de regels, voorschriften en procedures van de organisatie. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker de nodige documentatie ontvangt en ondertekent. Zie ook volgende paragraaf over hoe digitale middelen daarbij kunnen ondersteunen.
- Clarification (verduidelijking): plan één-op-één gesprekken met de leidinggevende om de rol, verantwoordelijkheden en doelen van de nieuwe medewerker te bespreken. Geef duidelijk aan wat er van nieuwe medewerkers wordt verwacht en leg hen uit hoe zij feedback kunnen geven. Zie ook volgende paragraaf over hoe digitale middelen daarbij kunnen ondersteunen.
- Culture (cultuur): organiseer activiteiten en evenementen om de waarden, normen en gedragscodes van de organisatie te introduceren. Deel eerlijke verhalen en voorbeelden van hoe de organisatiecultuur in het dagelijks werk tot uiting komt.
- Connection (verbinding): stimuleer netwerkmogelijkheden door introducties te faciliteren met collega's, managers en andere belangrijke personen in de organisatie. Overweeg teambuildingactiviteiten en sociale evenementen om relaties op te bouwen en te versterken.
De toegevoegde waarde van een stapsgewijze onboarding is dat het nieuwe medewerkers in staat stelt om geleidelijk te acclimatiseren en zich aan te passen aan hun nieuwe werkomgeving, terwijl het hen ook helpt om hun zelfvertrouwen en bekwaamheid op te bouwen. De impact van deze benadering is een hogere tevredenheid, betrokkenheid en retentie van medewerkers. Onderzoek laat zien dat een gestructureerde onboarding kan leiden tot 11% meer omzet/ winst per medewerker. Digitale middelen kunnen helpen om een stapsgewijze aanpak te ‘programmeren’ en nieuwe medewerkers, bijvoorbeeld op het gebied van compliance en clarification, sneller te onboarding en beter te begeleiden.
Zelf de voordelen van Plek Onboarding ontdekken? Bekijk de gratis tour, en ontdek het geheim van onboarding.
3. Versnel onboarding met digitale tools zoals een onboarding app
Een effectieve digitale tool kan helpen om de pre-boarding, onboarding en opvolging van de voortgang van nieuwe medewerkers te stroomlijnen. Overweeg het gebruik van een online platform of app die de volgende mogelijkheden biedt:
- Automatisering van administratieve taken: digitaliseer documentatie, handtekeningen en goedkeuringen om tijd en middelen te besparen.
- Informatie en hulpmiddelen: bied toegang tot belangrijke documenten, handleidingen, video's en andere leermiddelen die verband houden met de onboarding.
- Communicatie en samenwerking: vergemakkelijk communicatie en samenwerking tussen nieuwe medewerkers, HR-professionals, leidinggevenden en collega's.
- Planning en taakbeheer: help nieuwe medewerkers en HR-professionals bij het plannen en bijhouden van onboarding activiteiten en mijlpalen.
- Voortgangsbewaking en rapportage: stel HR-professionals in staat om de voortgang van nieuwe medewerkers te volgen en eventuele knelpunten te identificeren.
De toegevoegde waarde van een digitale tool is dat het de onboarding efficiënter, consistenter en meer gestroomlijnd maakt. De impact hiervan is een verbeterde ervaring voor zowel nieuwe medewerkers als HR-professionals, evenals tijdsbesparingen en een betere naleving van de onboarding processen. Onderzoek laat zien dat het gebruik van digitale middelen leidt tot een 25-50% snellere onboarding van medewerkers.
Onboarding document samengevat
Dit onboarding document biedt een overzicht van de belangrijkste ingrediënten voor een succesvolle onboarding. Door het 4C-model te volgen, een stapsgewijze programma te implementeren en een geschikte digitale tool te gebruiken, kunnen HR-professionals een effectief onboarding programma opzetten dat zowel nieuwe medewerkers als de organisatie ten goede komt.
De implementatie van deze best practices zal helpen om de betrokkenheid en retentie van nieuwe medewerkers te vergroten, terwijl het ook de tijd en middelen die HR-professionals besteden aan het onboardingproces optimaliseert.
Bronnen:
[1] Society for Human Resource Management (SHRM), 2012, "Onboarding New Employees: Maximizing Success"
[2] Gallup, 2021, "The Importance of Employee Engagement"
[3] Corporate Executive Board (CEB), 2014, "Driving Performance and Retention Through Employee Engagement"
[4] Society for Human Resource Management (SHRM), 2017, "Using Technology to Improve the Onboarding Process"
Zelf de voordelen van Plek Onboarding ontdekken? Bekijk de gratis tour, en ontdek het geheim van onboarding.