Effectief informatiemanagement in 9 stappen

HR handboeken, veiligheidsprotocollen, werkinstructies, naleving van compliance en regelgeving: effectief informatiemanagement is cruciaal.

Iedere organisatie wil dat bestaande én nieuwe medewerkers snel hun weg kunnen vinden binnen actuele informatie. 

Hoe creëer je een robuuste, prettig leesbare en up-to-date informatiemanagement-structuur? Een gestructureerde aanpak is cruciaal. Hieronder beschrijven we de 9 stappen om hier zelf direct mee aan de slag te gaan én te zorgen dat dit goed geborgd en geactiveerd wordt binnen de organisatie:

1. Breng behoeften en doelstellingen in kaart
2. Inventariseer de huidige opzet, structuur en inhoud
3. Ontwerp de nieuwe Informatiearchitectuur
4. Implementeer en integreer
5. Organiseer en creëer
6. Test en optimaliseer
7. Train en documenteer
8. Creëer continue activatie via micro-learnings
9. Onderhoud en verbeter

Stap 1: Breng behoeften en doelstellingen in kaart

Het succes van een informatiemanagementstructuur begint bij het duidelijk vaststellen van de behoeften en doelstellingen van je organisatie. Wil je een uitgebreide digitale kwaliteitsbibliotheek of een beperkte set naslagwerk? Dit proces start met het analyseren van de vereisten van gebruikers en belanghebbenden. Identificeer welke soorten informatie cruciaal zijn en bepaal duidelijke doelstellingen, zoals doorzoekbaarheid en specifieke toegangsrechten voor bepaalde afdelingen. 

Daarnaast is het belangrijk om te bepalen of en welke externe systemen geïntegreerd moeten worden, zoals een SharePoint-verbinding voor documentmanagement of een HR systeem als AFAS. 

Wil je meer weten over de integratiemogelijkheden? Lees hoe Plek MS365 versterkt.

Stap 2:Inventariseer de huidige opzet, structuur en inhoud

Voordat je een nieuwe structuur opzet, is het essentieel om de huidige informatiestromen, systemen en processen te inventariseren. Wat werkt al goed en wat kan beter? Deze inventarisatie biedt ook de kans om verouderde informatie op te schonen. Breng de bestaande informatiestructuren, documentopslag, handboeken en naslagwerken in kaart en beoordeel hun relevantie en actualiteit. Overweeg ook of bepaalde informatie beter gepresenteerd kan worden als pagina’s in plaats van documenten. Uitgangspunt daarbij is dat informatie in pagina’s voor eindgebruikers makkelijker vindbaar is, ook op mobiel, terwijl documenten vaak meer vrijheid bieden aan de auteurs wat betreft versiebeheer.

Stap 3: Ontwerp de nieuwe Informatiearchitectuur

Met de doelstellingen en bestaande content in kaart, is het tijd om een basisopzet voor de informatiearchitectuur te maken. Begin conceptueel en creëer een overzicht van de informatiearchitectuur met categorisatie, hiërarchieën en taxonomieën. Verzamel een groep collega’s die betrokken zijn bij het informatiemanagement en organiseer een brainstormsessie. Cluster de onderwerpen en bedenk titels voor de hoofdcategorieën en subcategorieën. Stel navigatiemethoden op voor gebruikers, zoals menu's en zoekfuncties.

Stap 4:Implementeer en integreer

Afhankelijk van de behoeften van je organisatie, kan integratie met externe systemen een belangrijk onderdeel zijn. Bepaal welke integratiemethoden nodig zijn om naadloze interactie tussen Plek en externe systemen mogelijk te maken. Zorg voor synchronisatie van gegevens en maak een keuze in de synchronisatievorm. Bijvoorbeeld, het synchroniseren van centrale documenten en groepsdocumenten met SharePoint teamsites.

Met de behoeften en doelstellingen in kaart, de bestaande content verzameld en de technische integraties ingericht, is het tijd voor de daadwerkelijke functionele implementatie in Plek. Richt taxonomieën in om informatie te labelen bij creatie. Bouw de structuur op volgens de ontworpen informatiearchitectuur, wijs eigenaren toe en zorg voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke indeling. Let bij het aanmaken van pagina's en documenten op de vindbaarheid door duidelijke titels en beschrijvingen te gebruiken.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden om Plek te integreren met een extern systeem voor documentopslag, zoals SharePoint, Google Drive of Zenya? Neem contact op via support@plek.co en één van onze adviseurs vertelt je alles over de mogelijkheden.

Stap 5:Organiseer en creeër

De basisstructuur staat, nu is het tijd om bestaande content te koppelen aan de nieuwe indeling, nieuwe informatie te creëren en taken te verdelen onder de nieuwe content-managers. Koppel de inhoud aan de eerder gedefinieerde categorieën en structuren. Verdeel taken binnen de organisatie en wijs verantwoordelijkheden toe. Begin met het aanmaken van nieuwe content en werk met 'draft versies' totdat de basisstructuur in Plek staat.

Stap 6: Test en optimaliseer

Het succes van de nieuwe structuur kan pas bevestigd worden na grondig testen. Gebruik de eerste fase na de 'oplevering' om de structuur te testen met een pilotgroep en verzamel feedback. Analyseer gebruikspatronen en pas de structuur aan op basis van deze patronen en feedback. De statistieken van Plek geven inzichten in het zoekgedrag en in veelgebruikte links, pagina's en documenten.

Stap 7: Train en documenteer

Een nieuwe informatiestructuur vereist ook dat content-managers en eindgebruikers goed worden getraind en begeleid. Zorg voor trainingssessies om beheerders vertrouwd te maken met de nieuwe structuur en maak handleidingen om eindgebruikers te helpen de nieuwe opzet optimaal te gebruiken. Deel tips en adviezen gedurende de eerste fase na de lancering.

Stap 8: Creëer continue activatie via micro-learnings

Nu de nieuwe Informatiestructuur ingericht en gevuld is, komt het belangrijkste: zorgen dat nieuwe en bestaande medewerkers er hun weg weten te vinden. Een goede zoekfunctie, bij voorkeur ondersteund door generatieve AI technologie, helpt daarbij. Maar het allerbelangrijkste blijft altijd om mensen regelmatig mee te nemen en kennis te activeren. Micro-learnings aangeboden via de Employee Journeys van Plek lenen zich hier zeer goed voor.

Zo zorg je ervoor dat de informatie in handboeken, protocollen en veiligheidsinstructies ook daadwerkelijk gaat leven in de organisatie.

Lees meer over het activeren van kennis via employee journeys van Plek

Stap 9: Onderhoud en verbeter

Een goed begin is het halve werk, maar om de nieuwe informatiestructuur goed te laten functioneren, is continu onderhoud nodig. Voer regelmatig updates uit om verouderde inhoud te verwijderen of bij te werken. Blijf luisteren naar gebruikersfeedback en optimaliseer de structuur om aan veranderende behoeften te voldoen. Gebruik versiebeheer om verouderde documenten te vermijden en inhoudscontrole om de relevantie van informatie te waarborgen.

Met bovenstaand stappenplan kun je gelijk aan de slag. Kun je wat hulp gebruiken bij het opzetten of herzien van een informatiemanagement structuur? Stuur een verzoek naar support@plek.co.