Nadat ik een paar maanden met zwangerschapsverlof was, merkte ik dat ik veel dingen was vergeten. Op zo'n moment ben ik blij dat ik bij Plek werk, waar onze reboarding ervoor zorgt dat medewerkers snel weer aan de slag kunnen. Toch vond ik het heel leerzaam om dit eens van de 'andere kant' te ervaren, en dat wil ik graag met jullie delen!
Opvallend genoeg is alles op je eerste werkdag na je verlof nog precies hetzelfde - thuiswerken, de 'inside jokes' met je collega's en hetzelfde 'Plek'-gevoel - , maar toch is alles anders; ik heb al een hele ochtend achter de rug van luiers verschonen, de baby voeden en hem naar de crèche brengen. Door mijn 'moederbrein' ben ik een beetje vergeetachtiger dan vroeger. Ik stel mezelf vragen als: "Wat heb ik veranderd aan het wachtwoord?" en "Hoe laat heb ik die 'reboarding meeting' ook alweer?". En dan zijn er nog de praktische dingen, bijvoorbeeld: hoe laat moet ik mijn baby ophalen van de crèche?! Er veranderde veel in korte tijd, dus ik deed het de eerste dagen rustig aan.
Het feit dat het hele reboardingproces ongeveer 3 maanden duurde is niet vreemd. Reboarding is gerelateerd aan onboarding, wat ik bij Plek voor mijn verlof veel heb gedaan. Ik weet dus dat het gemiddeld zo'n 90 dagen duurt voordat nieuwe medewerkers echt onboard zijn in een nieuwe organisatie. Ook na een paar maanden weg te zijn geweest, heb je tijd nodig om je draai weer te vinden.
Ik kon merken dat mijn collega’s zich hadden voorbereid op mijn komst. In mijn Plek app las ik een dag van te voren al een welkomstbericht van mijn collega Jim. Daarnaast stond er voor mijn eerste dag een ‘reboardingsgesprek’ gepland met onze Business Director en een introductie met onze Head of People. Via mijn directe collega had ik gehoord dat mijn terugkomst groots aan iedereen was aangekondigd; leuk!
Door onze programmamanager kreeg ik grip op werk én privé. Met de programmamanager was er een programma voor mij aangemaakt, waarmee ik automatisch alle belangrijke reboardingstappen doorliep. Zo kreeg ik de vraag mijn wachtwoord te veranderen, een berichtje te plaatsen in het algemene kanaal dat ik weer terug ben en mijn profiel te updaten. Mijn antwoord: "je wilt me 's nachts niet wakker maken, geloof me!" op de vraag "je kunt me wakker maken voor..." in mijn profiel op Plek is inmiddels verouderd met een kleine baby, en ook mijn profielfoto was aan een update toe! Op mijn profiel is het ook mogelijk om aan te geven welke dagen ik zal werken, zodat collega's weten wanneer ze me kunnen bereiken.
Ik begon mijn ochtend met het opschonen van mijn emails. Doordat we Plek gebruiken voor onze interne communicatie, was ik binnen no time door mijn mail heen. Toen ik mijn wachtwoord weer kon herinneren, kon ik door middel van ‘single sign on’, gelukkig snel in alle systemen. Met onze klanten communiceren we via onze klantcommunity: GO Plek. De paar klanten die mij toch via email hadden benaderd, waren op één hand te tellen. Fijn!
Op Plek kun je aangeven wanneer je afwezig bent, waarna er een melding in je profiel en chatscherm komt te staan. Zo weten andere collega’s dat je er niet bent en krijg je ook geen notificaties mocht iemand je toch een bericht sturen. Natuurlijk had ik wel veel nieuwe berichten in mijn groepschats en nee, die ben ik niet allemaal terug gaan lezen. Chats zijn voor vluchtige communicatie en wat écht belangrijk is, verschijnt wel in een bericht. Door het herontwerp en -ontwikkeling van de startpagina kreeg ik de populaire berichten bovenaan te zien! Via de agenda schreef ik me meteen in voor een aantal interessante webinars en masterclasses; handig!
In mijn virtuele bijpraat met onze Head of People liet ze me een aantal slides zien rondom de maatregelen voor het werken op kantoor en wees ze me op de informatiepagina’s op Plek waar ik bepaalde (nieuwe) informatie terug kan vinden, zoals bijvoorbeeld informatie rondom kolfrecht en de locatie van onze kolfruimte. Uit het reboardingsgesprek met mijn manager bleek dat ons team (en eigenlijk Plek in zijn geheel) niet stilgezeten heeft en hij voegde me toe aan een aantal projectgroepen op Plek, waar ik op een later moment eens kon rondkijken waar we mee bezig zijn (geweest).
‘Door Plek wist ik soms niet meer of ik collega’s al in het echt had gezien of alleen digitaal had gesproken’
De eerste maand was een belangrijke periode om vooruit te kijken. Zo hebben we nu een vaste kantoordag met het team en hadden we in mijn eerste week al een strategiedag waarbij onze plannen voor het komende jaar besproken. Als we thuis werken gebruiken we onze eigen Plek om met elkaar te overleggen of afstemmen. En eigenlijk ben je op die manier heel snel weer met elkaar verbonden. Zo gemakkelijk, dat ik vaak niet meer wist of ik iemand nou al ‘real life’ had gezien of alleen chats en/of berichten op onze Plek en mijn enthousiaste begroetingen soms per ongeluk uit bleef. Dat krijg je blijkbaar als de virtuele wereld en het fysieke zo met elkaar verbonden zijn.
Nu ik ongeveer drie maanden weer aan het werk ben, merk ik dat ik ontzettend veel energie heb om aan de slag te gaan. De reboarding via Plek heeft me daarbij erg geholpen, het programma via de programmamanager bood me veel houvast. Mijn collega’s hebben er veel aandacht aan besteed en dat merkte je. Om de reboarding nog beter te maken, kreeg ik na het afronden ervan een vragenlijst. Met mijn input worden collega’s die in de toekomst terugkomen van zwangerschapsverlof nog beter ingewerkt!
Het is leuk om zelf te ervaren hoe de tools van Plek, die ik normaal gesproken bij uiteenlopende organisaties implementeer, ook mij hebben kunnen helpen bij een soepele reboarding. Het is eigenlijk zo vanzelfsprekend, dat ik er eigenlijk weinig bij stil heb gestaan, totdat mij gevraagd werd hier een blog over te schrijven. Leuk om deze ervaring met jullie te delen! Mocht je meer willen weten over reboarding via Plek, neem dan een kijkje op onze website of neem contact met ons op.
P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?