Op zoek naar slagkracht in het coronatijdperk

Razendsnel omschakelen

De razendsnelle omschakeling die veel organisaties aan het begin van de coronacrisis hebben moeten maken, pakte in het begin behoorlijk goed uit, stelt Robert Jan Simons, Solution Expert bij Plek. Plek helpt organisaties om veranderingen sneller en beter door te voeren door de adoptie van een nieuwe manier van werken, en de mindset-verandering die daar bij hoort te meten en inzichtelijk en bestuurbaar te maken.

“Bedrijven en instellingen gingen voortvarend aan de slag met oplossingen als Microsoft Teams", vertelt Simons. “Dat bleek voor veel situaties een handige tool te zijn. Maar naarmate medewerkers langer thuis zitten en het werken op afstand steeds meer het nieuwe normaal wordt, staat het wij-gevoel onder druk. Er komen haarscheurtjes in de teamoverstijgende samenwerking. Contacten met collega’s vernauwen zich tot de kring van het eigen team en komen niet verder dan operationele afstemming. Er moeten goede alternatieven komen voor het spontane praatje op de gang en de gesprekken die gaan over de verbinding met purpose, strategie en innovatie."

“Goede samenwerking draait om engagement; het is niet simpelweg een operationeel verhaal", zegt Simons. “In de technologie zit al een filosofie ingeprogrammeerd. Bij MS Teams is die filosofie vooral operationeel: je kan heel snel bij je documenten komen, je kan samen in documenten werken, snel even chatten met iemand. Dat is een bepaald niveau van samenwerken. Maar die is er vooral op gericht dat het individu de input krijgt om z’n eigen werk goed te doen. Daar is niets mis mee. Maar er zijn ook situaties waarin mensen kennis moeten ontwikkelen, moeten verkennen wat er allemaal mogelijk is – je hebt naast operationele samenwerking ook generatieve samenwerking, waarbij je samen meer bereikt dan je als individu voor mogelijk hield. Onze ervaring is dat in veel organisaties generatieve samenwerking erg belangrijk is. Denk aan servicegerichte en kennisorganisaties. Die ondersteun je niet door alleen de samenwerking operationeel goed in te richten. Daar is veel meer voor nodig en dat vergt een omslag in denken."

Medewerkers op eilandjes

“We horen van steeds meer klanten die MS Teams gebruiken dat ze moeite hebben om kennis te delen en verbindingen te leggen tussen teams onderling", vervolgt Simons. Medewerkers verliezen het zicht op wat er in de organisatie gebeurt. Dat gaat ten koste van de slagkracht van de organisatie, productiviteit, innovatiekracht en de betrokkenheid.

De oproep van het kabinet aan Nederlanders om thuis te gaan werken, in maart, was voor Jaimy Ramdin en zijn collega’s het sein om haast te maken met een nieuw intern communicatieplatform. Ramdin is communitymanager bij Zorginstituut Nederland, de overheidsinstantie die de minister van Volksgezondheid adviseert over het basispakket van de zorgverzekering. “We checken welke behandelingen en medicatie effectief zijn. Dat doen we aan de hand van drie pijlers: betaalbaarheid, kwaliteit en toegankelijkheid."

Behoefte aan betere informatievoorziening

Zorginstituut Nederland heeft zo’n 500 medewerkers, in- en extern, verdeeld over 6 afdelingen. “Toen we van de ene op de andere dag thuis gingen werken, merkten we dat we zo snel mogelijk moesten stoppen met ons bestaande intranet", zegt Ramdin. “Het was een verouderd systeem. De verantwoordelijkheid voor het plaatsen van nieuwsberichten lag bij het communicatieteam. Medewerkers konden wel reacties plaatsen, maar dat gebeurde nauwelijks. In de onzekere coronatijd, waarbij de meeste collega’s thuis kwamen te zitten, moest het interactieniveau omhoog en hadden we betere en eenvoudigere informatievoorziening nodig."

De keuze voor een nieuw platform was aan het begin van het jaar al gemaakt: Plek. Ramdin: “We zouden eigenlijk rustig de tijd nemen om alles goed in te richten. We waren met de belangrijkste contactpersonen van elk team in gesprek om content te plaatsen. Half mei zouden we echt live gaan. Toen we er vaart achter gingen zetten, hebben we het binnen twee weken draaiend gekregen voor alle medewerkers."

Collega’s gingen makkelijk aan de slag met het nieuwe platform, vertelt Ramdin. “We hadden Plek ook geselecteerd omdat het een platform is waarmee je zonder veel uitleg aan de slag kunt gaan. De timeline lijkt op die van bekende platforms als LinkedIn en Facebook. Als je Plek voor het eerst ziet, weet je al ongeveer hoe het werkt."

Positief over participatie

De snelle omschakeling heeft volgens Ramdin veel positiefs opgeleverd, vooral op het gebied van participatie. “Plek biedt ons de mogelijkheid om gesprekken met elkaar aan te gaan. Het is echt een sociaal platform. Nu kan iedereen vragen stellen en artikelen delen die we relevant vinden voor collega’s."

Zorginstituut Nederland heeft op Plek zo’n 50 groepen ingericht van verschillende groottes, van 5 leden tot 100 leden. “Er zijn groepen voor bestaande teams van collega’s, maar ook groepen op basis van expertise", zegt Ramdin. “Zo vindt er kruisbestuiving plaats. Want je bent niet alleen lid van je team, maar je hebt ook connecties met andere collega’s in de organisatie, op basis van interessegebieden, projecten en thema’s." Dat is een belangrijk hulpmiddel om ook zonder fysiek contact toch teamoverstijgend te kunnen samenwerken.

“Daarnaast zijn we druk bezig geweest met uitleggen waarom het belangrijk is om een goed persoonlijk profiel aan te maken op Plek", legt Ramdin uit. “Zo kunnen collega’s je ook eenvoudiger vinden op je expertise. Nog niet iedereen heeft dat gedaan, maar we zien dat steeds meer mensen hun expertise en competenties goed weten te omschrijven."

Geef het goede voorbeeld

Het is volgens Ramdin ook geen overbodige luxe dat iemand zich een groot deel van de tijd met het platform bezighoudt. “Als je het er ‘even’ bij doet, gaat het niet werken. Wil je dat dit breed gedragen wordt, dan moet je zelf het goede voorbeeld geven. Bijvoorbeeld door iemand te taggen als er een vraag is uitgezet waarop hij of zij misschien antwoord kan geven."

“Ik spreek ook veel collega’s door de organisatie heen", vervolgt Ramdin. “Als ik merk dat ze met een vraag zitten die via Plek kan worden opgelost, dan coach ik daarop. Iedereen is ook vrij om groepen aan te maken. Ik ga geregeld even die groepen langs om te kijken: wanneer is er voor het laatst een bericht in geplaatst? Is de groep nog relevant? En ik bespreek met die collega’s wat hun verdere plannen zijn met de groep. En of ze nog behoefte hebben aan tips. Dat is ook een van de pijlers van onze organisatie. Kennis delen staat hoog op de agenda. Dat betekent: meer met elkaar delen en met elkaar beter worden."

Conclusie: naast operationele ook generatieve samenwerking!

Nu het werken op afstand – deels noodgedwongen – in rap tempo gemeengoed is geworden, krijgt de term samenwerking een andere lading. Dat hebben veel organisaties de afgelopen maanden aan den lijve ondervonden; zij moesten onder tijdsdruk operationele slagen maken. Maar samenwerken, in en tussen teams, gaat nog een stuk verder dan het delen van documenten en het organiseren van videocalls. De volgende stap is die van generatieve samenwerking, gericht op vergroting van de slagkracht van de organisatie. Zorginstituut Nederland heeft daarin met Plek al een grote stap gezet.

P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?