Kies je voor Plek, dan helpen wij je met de uitrol van jullie eigen platform. Als consultant begeleid ik organisaties bij de implementatie, waarbij we op een unieke, betrokken manier met jullie wensen en organisatiedoelstellingen aan de slag gaan. Ik heb als consultant al tientallen organisaties geholpen hun Plek op te zetten en deel graag mijn bevindingen.
Gemiddeld zien we dat een implementatieproces twee maanden duurt. Lang genoeg om het platform goed te vullen, kort genoeg om vol enthousiasme naar een livegang toe te werken. Het implementatietraject begint voor ons, de consultants, met een afstemmoment richting jullie organisatie. In dit eerste contact, vaak met HR of communicatie, nemen we de planning door en hebben we het over de datum van lancering van het platform. Het antwoord op de vraag wanneer jullie live willen met het platform is in vrijwel alle gevallen identiek: zo snel mogelijk. In de praktijk zien we dat dit makkelijker gezegd dan gedaan is. Het vullen van een platform is in veel gevallen intensief aangezien er veel content en informatie vanuit andere systemen geplaatst worden op Plek. Deze informatie moet vaak bijgewerkt worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan handboeken, formulieren en statische bedrijfsinformatie. Genoeg werk aan de winkel dus. Gelukkig zijn deze handboeken met de livegang dan wel gelijk up to date ;).
Het traject voor jullie begint al in de voorbereidingsfase met het opzetten van het platform zelf. Een blanco Plek omgeving geeft het startsein voor de kick-off met een door jullie aangesteld kernteam. Een kernteam bestaat over het algemeen uit een projectleider, een communicatiemanager en een technische admin.
Tijdens een kernteam sessie wordt de bedrijfscultuur van een organisatie snel blootgelegd. Ondanks dat bedrijven in dezelfde sector zitten, kan de onderlinge cultuur sterk van elkaar verschillen. Bij een gesloten organisatie zien we dat het platform veel wordt gebruikt om top-down informatie te verstrekken. De medewerker is de ontvanger en de organisatie de zender. Onderling wordt met een beperkte groep collega’s informatie gedeeld. Bij een open cultuur is er vaak sprake van een meer organisatiebrede interactie, waardoor het samenwerken ook over afdelingen heen plaatsvindt.
Tijdens de Plek implementatie houden we natuurlijk zoveel mogelijk rekening met het karakter van jullie organisatie, maar proberen we ook onze expertise over te brengen. Wij zijn van mening dat wanneer je gebruikers stimuleert om het platform vrij te gebruiken, dit een positief effect op de adoptie en het gebruik van het platform heeft. Bij veel van onze klanten zien we dat het communicatieplatform, net als de communicatie-omgeving die we binnen Plek gebruiken, een sterk sociaal karakter heeft. Zo bestaan er bijvoorbeeld groepen waarin een sponsorloop met collega’s wordt gepland, een kookgroep die dagelijks gezonde lunchrecepten uitwisselt of de fietsclub die stimuleert om wat vaker de fiets te nemen. Dergelijke groepen bevorderen niet alleen de betrokkenheid van collega’s over afdelingen heen, maar bevorderen ook een laagdrempelige samenwerking.
Nadat het kernteam de afspraken heeft gemaakt, laten we altijd ook de eindgebruikers aan het woord. Tijdens de zogenoemde werksessie halen we vanuit het perspectief van de medewerker, informatie op die zij graag op jullie omgeving willen zien. De toegevoegde waarde vind ik altijd enorm. De ideeën die naar voren komen, kunnen wij met het kernteam alleen niet bedenken. Een sterk voorbeeld is natuurlijk wanneer een organisatie zowel kantoor als non-desk medewerkers heeft: Bouwbedrijven, scholen stichtingen, transportbedrijven, etc. Kantoormedewerkers, met name HR en communicatie hebben een hele andere kijk op de organisatie dan bijvoorbeeld de chauffeur die nooit op kantoor zit. Hij heeft ook hele andere informatie nodig dan de kantoormedewerkers. Wij adviseren om ook deze mensen bij het proces te betrekken.
Door een dwarsdoorsnede van je organisatie uit te nodigen voor de werksessie, bundel je alle expertise. Probeer directie- of bestuursleden nog niet voor de ambassadeurs sessie uit te nodigen. Het gevaar schuilt erin dat deelnemers misschien niet het achterste van hun tong laten zien en gaan afwachten wat de hoge dames en/of heren zeggen. De aanwezigen bij een dergelijke werksessie zijn voornamelijk enorm enthousiast en de individueel ingebrachte ideeën werken aanstekelijk. Al snel is er voldoende informatie om te starten met het vullen van de opgehaalde content. Ons advies is dan ook om de aanwezigen direct na de werksessie als ‘early birds’ toegang te geven tot het platform.
Bij de werksessies met een internationaal karakter zien we ook sterk terug dat elk land zijn eigen visie op een platform als Plek en daarmee ook op de eigen organisatie heeft. Bij een van de meest recente werksessies zaten we met een groep waarbij binnen één organisatie naast Nederland ook Spanje, Duitsland, Frankrijk, België en Luxemburg vertegenwoordigd waren. Dit zorgde voor mooie discussies en stiekem ook een bevestiging van stereotypering. De Duitse collega’s hadden een sterke drang naar efficiëntie en vonden top-down informatie zeer belangrijk. De Spaanse collega’s hechtten meer waarden aan verbinding van collega’s over de grenzen heen. Zij hadden veel interesse over de culturele verschillen; niet perse alleen de zakelijke verschillen. In het afgelopen jaar hebben we veel van deze werksessies natuurlijk online gedaan. Ondanks dat ik weer snak naar een werksessie op locatie, kan ik stellen dat de resultaten van de online werksessies zeker niet onderdoen voor de offline equivalent!
P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?