De komst van sociale intranetten heeft het mogelijk gemaakt om buiten je afdeling of organisatie contacten te leggen en samen te werken. Hieronder vind je een aantal praktische tips waarmee je ervoor zorgt dat collega's over de schutting van hun eigen team kijken. Zo wordt jouw communicatieplatform gegarandeerd een succes!
Wat levert kennis delen en samenwerken buiten je team of zelfs buiten je organisatie op? Veel, legt Peter Staal van community consultancy Bind in zijn gastblog op plek.co uit aan de hand van o.a. zwakke banden en serendipiteit.
"Kennis delen en samenwerken buiten je team voorkomt tunnelvisie, versnelt innovatie, maakt informatie toegankelijk en verhoogt ook nog eens de productiviteit en medewerkerstevredenheid." Peter Staal, oprichter en mede-eigenaar van Bind
Vraag je bij het implementeren van een sociaal intranet af of je kunt beginnen met 1 proces veel beter of makkelijker te maken. Begin bij een prangend probleem dat middels het platform opgelost wordt. Zo maak je veel mensen direct blij, en kun je daarna andere processen aanhaken en zorgen dat het platform voor ieder wat wils biedt.
Veel mensen zitten vast in een patroon, waarin kennis delen niet standaard voorkomt. Een communitymanager helpt hier verandering in te brengen en het zakelijk belang van het intranet te onderstrepen - vooral in de eerste fase. Zonder communitymanagement gebruiken mensen vaak alleen het sociale deel van hun platform (met hun eigen clubje), voor leuke dingen. Om werkpatronen te veranderen, is iemand nodig die dit echt aandrijft. Zie een cultuurverandering en een sociaal intranet als twee aparte projecten en ga er niet vanuit dat een sociaal intranet an sich de gewenste cultuurverandering teweegbrengt.
Zorg voor psychologische veiligheid: mensen moeten het vertrouwen hebben dat niemand ze straft, afwijst of veroordeelt als ze zichzelf laten horen. Creëer dus randvoorwaarden die dat ondersteunen.
"Laat zelf voorbeeldgedrag zien en betrek early adopters die een positieve constructieve houding hebben." Peter Staal, oprichter en mede-eigenaar van Bind
Heel actief zijn op het platform mag nooit afgestraft worden (als in 'je hebt veel tijd op Plek doorgebracht, dan heb je zeker te weinig werk?'). Het management wil niet dat er 'alleen maar gekletst' wordt op een platform zoals Plek en kan hierbij zelf als ambassadeur optreden. Hun voorbeeldgedrag zorgt ervoor dat de tool door iedereen in de organisatie serieus genomen wordt. Denk bijvoorbeeld aan een 'Durf te vragen'-kanaal: als de directeur op een vraag reageert met ‘Wat goed dat je het vraagt’ en erop ingaat, voelen mensen zich comfortabel en durven ze inderdaad te vragen (en te reageren).
Een kanttekening bij de negatieve connotatie van 'alleen maar geklets op het platform' is overigens dat kwantiteit kan ook helpen bij het bereiken van kwaliteit op een platform zoals Plek. Hierover schreef Peter in zijn gastblog onder het kopje 'Serendipiteit'. Het kan voorkomen dat iemand alleen voor het kletsen op Plek kijkt maar bij wijze van toeval ook inhoudelijk interessante dingen tegenkomt en zo betrokken raakt bij meer kwalitatieve inhoud.
Hoe ga je met sceptici om? Is het slim hen in een vroeg stadium te betrekken om ze te enthousiasmeren? In onze eigen ervaring is dat in een vroeg stadium, dus voordat je aan de implementatie van een platform begint, zeker een goed idee. Dit omdat je dan wensen en zorgen van minder enthousiaste werknemers serieus kunt meenemen. In de ervaring van Bind werkt het betrekken van (meer) sceptici in de fase aansluitend aan de implementatie over het algemeen niet goed. Het advies voor die fase is om deze mensen te verleiden en inspireren door ze mooie voorbeelden te tonen van mensen waarop ze zelf lijken of die dezelfde functie hebben.
Om ook digibeten en mensen met koudwatervrees over de schreef te trekken actief bij te dragen, is het slim om trainingen te organiseren. Richt bijvoorbeeld een groep op waarmee je offline bijeenkomsten houdt om te leren hoe het platform werkt. Daar komt het vertrouwen tot stand. Kijk ook welke offline bijeenkomsten er in jouw organisatie al zijn, welke netwerken offline al bestaan, en spiegel dit op je communicatieplatform.
Isabel de Clercq ziet drie niveaus van participatie in online kennisdeling:
Houd hierbij in gedachten dat het streven niet is om alle medewerkers op niveau 3 te krijgen. In sociale netwerken blijkt vaak dat 1% op niveau 3 zit, 9% op niveau 2 en maar liefst 90% op niveau 1. Dat is prima, zo lang de eerste laag maar waardevol genoeg is voor de betreffende gebruikers. Dit meet je bijvoorbeeld door statistieken te vergelijken en door enquêtes te houden. De vragen die je moet stellen hangen af van jouw doelstellingen maar denk bijvoorbeeld aan 'Hoe heeft X jou geholpen om resultaat Y te behalen?'. Bedenk ook dat het uiteindelijke doel niet moet zijn ‘gebruik het platform’. Het platform moet zelf bijdragen aan het behalen van een hoger doel.
Wil je meer mensen naar niveau 2 of zelfs 3 halen, zorg dan als beheerder voor dingen als volledige profielen en duidelijke samenvattingen. Faciliteer daarnaast de discussie, blijf voorbeeldgedrag vertonen en bedank en/of prijs in het openbaar anderen die dat doen. Als gebruiker (bijvoorbeeld een door de organisatie aangetrokken ambassadeur) kun je mensen helpen naar hogere niveaus te komen door bijvoorbeeld te @-mentionen en vragen te beantwoorden.
Om veel mensen naar niveau 3, 'Create', te halen, kun je 'Working Out Loud' toepassen (zie ook 'Narrate Your Work' en 'When will we Work Out Loud? Soon!) Een voorbeeld: A zegt ‘Ik ben momenteel hiermee bezig’, waarop B zegt ‘Ik ken iemand die je daarbij kan helpen’ of waarop C zegt ‘Dat heb ik al gedaan!’. Zo voorkom je dubbel werk en verhoog je serendipiteit. En wij van Plek kunnen natuurlijk alleen maar beamen dat het openbaar maken van het werkproces grote voordelen heeft. Open up!
Wil je met ons verder praten over Plek of over het activeren van collega's op je communicatieplatform? Neem dan contact op met ons.
P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?