Heembouw haalt met sociaal intranet innovatie naar de bouwplaats

“We vroegen aan collega’s: we willen jou helpen meer social te worden – wat heb je daarvoor nodig?" Björn Bouwmeester, Online Marketing- en Communicatiespecialist bij Heembouw.

De beste klik

De organisatie had intussen een groeiende behoefte aan een effectief intranet, om nieuws en kennis te delen en als smoelenboek. Het bestaande intranet voldeed niet – daar was het bijvoorbeeld niet mogelijk om video’s te delen. Een sociaal intranet leek de oplossing. “Ik ben online in mijn netwerk gaan rondvragen: aan welke partij denken jullie bij sociaal intranet?", zegt Bouwmeester. “Zo is Plek op de longlist terechtgekomen. Met hen hadden we de beste klik. En we zijn een Nederlandse organisatie; we vinden het prettig om een Nederlands product te gebruiken. Dat is ook het voordeel van Plek – iedereen snapt het, het is zo eenvoudig."

“De bouw mag dan bekend staan als een meer traditionele sector, daar merkten we bij Heembouw weinig van", vertelt directeur Rik Mulder van Plek over de kennismaking met Heembouw, ruim een jaar geleden. “Samen zijn we ons gaan richten op de ‘koplopers’ in de organisatie, de medewerkers die zichtbaar maken hoe ze social media inzetten en anderen daarin meenemen." Zulke ambassadeurs zijn belangrijk in het bedrijf, benadrukt Mulder. “Ze jagen het enthousiasme aan om zaken met elkaar te delen en ze vormen de lijm binnen het sociaal intranet."

Over de schutting kijken

Mulder: “Wij signaleren bij bedrijven dat medewerkers nog te veel in hun eigen silo’s zitten. Organisaties gaan dan aan de slag met een sociale tool, zoals Plek, vaak met als doel om verbindingen te leggen tussen divisies en afdelingen. Zo hopen ze kennisdeling te stimuleren, en dat collega’s over de schutting kunnen kijken, elkaar kunnen helpen."

Maar dat gebeurt niet vanzelf. “Medewerkers hebben vaak al een overload aan informatie uit de directe omgeving. Daarnaast is een menselijke neiging om ons te verbinden met personen die we al kennen. Je gaat niet snel uit jezelf struinen in de personeelslijst met de gedachte: laat ik eens met iemand contact leggen. Daarom proberen we binnen Plek dat soort dwarsverbanden en connecties te stimuleren. We passen dat bijvoorbeeld al toe bij de onboarding; als je nieuwe medewerkers op het platform verbindt met de eerste contacten uit hun kennismakingsrondje, heb je al meteen een netwerkje gecreëerd."

Met de smartphone op de bouwplaats

De hele organisatie meekrijgen om de mogelijkheden van het sociaal intranet te benutten; Bouwmeester beaamt dat het allemaal niet vanzelf gaat. Oók de timmerlieden op de bouwplaatsen, die niet op het oude intranet konden, moesten letterlijk en figuurlijk aangesloten worden. Inmiddels kunnen zij ook overal Plek gebruiken, op hun smartphone.

“Met onze innovatiecoaches hebben we een toer gedaan langs de bouwplaatsen", vertelt Bouwmeester. “Je moet het de timmerman ook laten zien. Mensen moeten even ervaren hoe makkelijk het is om Plek te gebruiken als manier om je ideeën in te dienen. Toen het afgelopen winter zo koud was, stond er een chocomelkkar van Radio 538 op de bouw. Een timmerman van ons heeft toen meteen een foto geplaatst op Plek. Anderen zien dan ook hoe makkelijk het is om zoiets te delen."

“Je moet het de timmerman laten zien. Mensen moeten ervaren hoe makkelijk het is om Plek te gebruiken als manier om je ideeën in te dienen." Björn Bouwmeester, Online Marketing- en Communicatiespecialist bij Heembouw.

Trots

De collega’s hebben vooral met elkaar gemeen dat ze trots zijn op hun werk. Dat gevoel onderstreept Plek met het kanaal Door Ons, waar medewerkers kunnen volgen wat Heembouw allemaal realiseert. “Via Plek kunnen we dat eenvoudig delen. Dat motiveert anderen weer om te laten zien: ‘Hé, ik heb ook een gaaf project.’"

Vrijwel alle functiegroepen zijn actief op Plek, van directie tot timmerman. Ongeveer de helft plaatst zelf berichten. Dat aantal wil Heembouw vergroten. Bouwmeester: “Bij Plek denken ze echt met ons mee over de vraag welke mensen we nog missen in de conversatie. Daar hebben we recent nog een brainstorm over gehad. Zo zou het mooi zijn als de directie actiever zou worden op het sociaal intranet. Ze hebben zich hard gemaakt om dit in gang te zetten, maar de volgende stap is dat ze zich meer in de discussie mengen."

Bouwmeester noemt een voorbeeld: “We hebben recent een medewerkersonderzoek gehad. Daar komt veel input uit, maar waarom zou je ook niet via Plek een paar vragen kunnen stellen? Ik zie wel dat een aantal directieleden op Plek reageren, maar het zou nog mooier zijn als ze zich ook kwetsbaar opstellen en er een vraag zouden plaatsen. Daarover gaan we nu het gesprek aan, om de directie inzicht te geven in de mogelijkheden en resultaten die dit kan opleveren."

Innovatiemodule

Al in de eerste ontmoeting tussen Heembouw en Plek kwam ook het idee voor een innovatiemodule ter sprake. “Wij waren al met professor Niels van der Weerdt van de Erasmus Universiteit bezig om een theoretisch model te bedenken om innovatie te stimuleren en vorm te geven", vertelt Bouwmeester. “We hebben een soort innovatie-reactor ontwikkeld waarin we verschillende fasen onderscheiden: de voedingsbodem, de ideeontwikkeling, en de fasen van ontkiemen, opkweken en bloeien. We hebben die ‘reactor’ gevuld met ideeën die er al waren; er zitten er nu gemiddeld zo’n honderdveertig in."

“Wij geloven dat innovatie een motor kan zijn om juist verschillende mensen en afdelingen bij elkaar te brengen op een sociaal intranet", vertelt Mulder van Plek. “Onder dat thema kun je iedereen uitnodigen om vrijelijk mee te denken en werkgroepen te vormen. Heembouw werkte al met een specifieke innovatietool. Toen wij voorstelden om dat op Plek te gaan doen stonden ze daar zeer voor open. Ze waren enorm open-minded. Ze durfden zichzelf de vraag te stellen: waarom doen we het eigenlijk zo en kan het ook beter?"

Logische combinatie

Heembouw geeft innovatie een centrale plek in de organisatie door een open communicatiekanaal te creëren voor de medewerkers. Ook de timmerlieden op de bouwplaatsen kunnen nu hun ideeën, groot en klein, inbrengen en reageren op anderen. De logische combinatie van een sociaal intranet met een innovatiemodule draagt daar volgens Bouwmeester sterk aan bij. “Het biedt een laagdrempelige manier om mensen bij elkaar te brengen en conversaties te starten. Plek heeft ons ook geholpen om na te denken over de manieren waarop we medewerkers actief bij innovatie kunnen betrekken en het proces kunnen versoepelen. Nu kunnen we echt werk gaan maken van efficiënte innovatie in alle lagen van de organisatie. De bouw van de innovatiemodule is inmiddels in volle gang. Vanaf september gaan we hem in gebruik nemen."

“Nu kunnen we echt werk gaan maken van efficiënte innovatie in alle lagen van de organisatie. De bouw van de innovatiemodule is inmiddels in volle gang." Björn Bouwmeester, Online Marketing- en Communicatiespecialist bij Heembouw.

Tips van Björn Bouwmeester om iedereen te betrekken bij sociaal intranet:

• Ambassadeurs verdeeld over alle vestigingen en afdelingen zijn superbelangrijk
• IT-koppelingen geven altijd uitdagingen, begin er op tijd mee
• Lanceer met een big bang
• Maak het inloggen zo makkelijk mogelijk
• Blijf promoten en luister naar klachten van gebruikers

Zelf de voordelen van intranet ontdekken? Bekijk gratis de tour en ontdek het geheim van sociaal intranet.