Van verplichting tot versneller: zo boosten efficiënte employee journeys compliance en groei

De grootste nachtmerrie van HR: stel je voor dat nieuwe werknemers zich vanaf dag één verloren voelen, fundamentele veiligheidsregels over het hoofd worden gezien, of dat belangrijke trainingen worden gemist.  Als je binnen HR werkt weet je hoe lastig het kan zijn om alles rondom werknemers - zoals compliance, training en onboarding - goed te regelen. 

In deze blog gaan we in op de multidimensionale uitdagingen die HR heeft als het gaat om zorgen dat medewerkers bekend worden met interne en externe standaarden. Daarnaast gaan we in op wat zorgt voor de grootste frustratie onder medewerkers als het gaat over adoptie, en welk ingrediënt er nodig is om deze uitdagingen om te toveren tot kans voor succes en werknemerstevredenheid.

Hoe HR helpt: van standaarden kennen naar standaarden toepassen

Twee van de grootste uitdagingen van HR zijn: 
1. Ervoor zorgen dat medewerkers bekend zijn met interne- en externe standaarden waaraan de organisatie moet voldoen, en
2. Dat medewerkers deze standaarden naleven, en bewust zijn van het belang om deze standaarden toe te passen. 

Denk aan veiligheidsvoorschriften, of gedragscodes. Nieuwe medewerkers wil je dan zo snel mogelijk up-to-speed krijgen, en bestaande medewerkers wil je ‘bedienen’ met een doorlopend aanbod waarbij bewustwording, kennis en toepassing zo veel mogelijk worden gestimuleerd. 

Dit is zeker geen makkelijke klus. Enerzijds heb je te maken met het vraagstuk hoe je dit effectief kan organiseren en up to date  houden. En  anderzijds loop je tegen het probleem aan dat, vooral bij bestaande medewerkers, nieuwe standaarden niet altijd snel worden overgenomen. Goede implementatie gaat immers veel verder dan het beschikbaar stellen van informatie. Adoptie door medewerkers is een functie van ‘moeten, willen en kunnen’.  In het volgende deel gaan we in op waarom deze drie belangrijk zijn als je de implementatie van een nieuwe richtlijn voorbereidt.

Weerstand overwinnen

Hoe gepassioneerd HR ook kan zijn over een nieuwe richtlijn of verandering; vanuit de werknemer gezien wordt het vaak niet in één keer omarmd. Werknemers ervaren vaak frustraties wanneer van hen wordt verwacht dat ze nieuwe normen overnemen. 

De ‘Theory of Planned Behaviour’ (Ajzen) biedt een framework om te begrijpen wat de adoptie van nieuwe normen en standaarden door werknemers beïnvloedt. Het bevat drie elementen:

• Moeten: Werknemers moeten begrijpen waarom specifieke processen en normen cruciaal zijn - het is van belang om de redenen achter de verandering duidelijk uit te leggen. Dit begrip bevordert een gevoel van belang en urgentie rond naleving.
• Willen: Als werknemers de voordelen of noodzaak niet inzien om te voldoen aan een bepaalde richtlijn, dan voelt het voor hen alleen maar als afleiding van hun werk. De bereidheid wordt vaak beïnvloed door de manier waarop deze normen worden gecommuniceerd.
• Kunnen: De gebruikte leermethoden zijn niet passend waardoor de werknemer niet in staat is om de nieuwe normen goed toe te passen in het dagelijks werk. Het toepassen wordt makkelijker als er geschikte hulpmiddelen en training wordt aangeboden.

Nog vaker is het een combinatie van bovenstaande. Deze frustraties leiden tot weerstand of non-compliance, wat eigenlijk een natuurlijke reactie is op een slecht doorgevoerde verandering.

Maar hoe moet het dan wél?

Hoe maak je het makkelijker voor medewerkers én creëer je meer impact vanuit HR?
 
Hier komt onze nieuwste service van pas: geautomatiseerde Employee Journeys. Een employee journey beschrijft de hele ervaring van een medewerker, met verschillende paden: van onder andere het solliciteren, onboarden, ontwikkelen tot het vertrekken. Vooral binnen het onboarden en ontwikkelen speelt de ervaring van een medewerker met interne- en externe standaarden. Het is met name op deze twee gebieden: onboarden en ontwikkelen dat onze nieuwste service wordt gebruikt.

Geautomatiseerde journeys bieden op meerdere manieren voordelen, voor zowel de werknemers als de HR-afdeling. Geautomatiseerde journeys kunnen precies afgestemd worden op de unieke behoeften van verschillende werknemersgroepen. Dit niveau van personalisatie zorgt ervoor dat werknemers niet alleen de noodzaak van nieuwe normen begrijpen, maar ze ook daadwerkelijk willen en kunnen toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden - wat de adoptie weer verhoogt. 

Bovendien maakt de gestructureerde, stapsgewijze presentatie van materiaal het voor werknemers gemakkelijker om nieuwe praktijken effectief te absorberen en toe te passen. Zo transformeren geautomatiseerde Employee Journeys de manier waarop veranderingen worden doorgevoerd — van een ontmoedigend ‘moetje’ naar een krachtige hefboom voor compliance, betrokkenheid en groei binnen een organisatie.

Daarnaast helpen geautomatiseerde Employee Journeys HR om grip te krijgen op de implementatie, en ook om inzichten te krijgen in waarop moet worden bijgestuurd zodat de adoptie van een nieuwe regel of richtlijn verhoogt kan worden. 

Impact

Wat levert het nog meer op om een geautomatiseerde journey te hebben? Met name op het gebied van consistentie en dekking win je een hoop.  De automatisering zorgt ervoor dat elke werknemer dezelfde training en informatie krijgt. Dit is essentieel om overal aan de regels te voldoen.

Daarnaast is het makkelijk aanpasbaar en te updaten: wanneer regels veranderen, kunnen geautomatiseerde systemen snel worden bijgewerkt om aan de nieuwe eisen te voldoen. Dit zorgt voor constante naleving zonder dat er steeds handmatig moet worden ingegrepen. Stel je voor dat er nieuwe veiligheidsregels worden geïntroduceerd in jouw industrie. Normaal gesproken zou dit betekenen dat je HR-team handmatig door alle bestaande trainingsmaterialen en richtlijnen moet gaan om deze bij te werken, een tijdrovend en foutgevoelig proces. Met ons geautomatiseerd systeem is dit probleem verleden tijd.

Als laatste levert een geautomatiseerde journey voordelen op qua traceerbaarheid en rapportage: geautomatiseerde processen bieden uitgebreide mogelijkheden voor het volgen en rapporteren van gegevens. Hierdoor kun je de voortgang en naleving real time in de gaten houden.

Conclusie

Employee Journeys die geautomatiseerd zijn, stroomlijnen niet alleen nalevings- en trainingsprocessen, maar verbeteren ook significant de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers. Deze trajecten gaan niet alleen over het voldoen aan normen, maar over het creëren van een werkplek waar continue verbetering de norm is.

Met de tool van Plek voor Employee Journeys wordt het eenvoudiger dan ooit om je werknemers te gidsen door elk belangrijk proces, van onboarding tot het volgen van veiligheidsprotocollen. Dit slimme hulpmiddel past elke stap perfect aan voor verschillende doelgroepen, en zorgt ervoor dat alles op het juiste moment gebeurt. Het is niet alleen makkelijk om deze trajecten op te zetten en te beheren, maar ze worden ook naadloos geïntegreerd in een ervaring die je voor elk deel van je bedrijf kunt aanpassen.

Klaar om de manier waarop jouw organisatie omgaat met regels en betrokkenheid te veranderen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of meld je aan voor een gratis product demo. In de demo helpen we je bij het ontwerpen, uitvoeren en beheren van aangepaste employee journeys. Samen maken we naleving een vanzelfsprekend deel van de bedrijfscultuur!