Plek blog

Drie bepalende trends voor de toekomst van het social intranet

Een social intranet is een centraal platform waarop medewerkers en hun werkgever onderling communiceren, kennis delen en samenwerken. Een social intranet is in die zin vergelijkbaar met social media, dat individuele gebruikers contact kunnen leggen met anderen en zo relaties kunnen opbouwen, maar dan in de context van het werk.

Helaas blijft in de praktijk het gebruik van veel digitale bedrijfsnetwerken ver achter bij dat van het bekende speeltje van Mark Zuckerberg.

Ondanks alle mooie beloften en voorspellingen, blijkt dat wel 90% van de (social) intranetprojecten mislukt. Vaak is dit terug te voeren op onduidelijke doelstellingen, verouderde content en fragmentatie. Het interne netwerk is veelal nauwelijks meer dan een plek om informatie en content te dumpen, met minimale interactie met en tussen medewerkers. De platforms fungeren vaak als kanalen voor eenrichtingsverkeer voor informatie ‘van bovenaf’, waarbij er eigenlijk geen aandacht is voor de behoeften en wensen van de ontvangers.

En er is meer...

De behoefte aan informatie, verbinding en communicatie in organisaties blijft groot en neemt alleen maar toe. Dit heeft geleid tot een wildgroei aan aparte apps en tools die tegemoetkomen aan de verschillende behoeften van de organisatie. Er is een speciale applicatie voor onboarding en een aparte meetmethode voor engagement. We gebruiken een specifieke app voor de details rond X of Y. Verder delen we natuurlijk informatie over het werk in WhatsApp-groepen, via de e-mail, Yammer, Zoom en wat al niet meer. Zoveel tools maken communicatie vaak duurder en ingewikkelder dan nodig is, en zorgen voor onnodige stress bij je medewerkers. Zij moeten ten slotte het overzicht zien te behouden op alle kanalen en hoe die ook weer gebruikt behoren te worden. Werknemers worden overspoeld met informatie uit allerlei hoeken, waarbij een overkoepelende context vaak ontbreekt en content wordt verspreid via verschillende apps – zodat die lang niet altijd consistent of actueel is.

Bekijk het eens even door de ogen van je werknemers. Zo’n werkwijze is toch verre van ideaal? Het zorgt eerder voor spanning en aversie dan voor betrokkenheid en mogelijkheden. Best een belabberde ervaring, dus.

Maar we hebben goed nieuws: er is verandering op komst – zowel vanuit een inhoudelijk als een technisch oogpunt.

"Simpelweg informatie dumpen is verleden tijd; het draait om een geïntegreerde werknemerservaring en de gezondheid van je organisatie."

Werkgevers beginnen te beseffen dat een positieve werknemerservaring een belangrijke succesvoorwaarde is. Die werknemerservaring wordt bepaald door het oordeel van je medewerker over alle voorgaande contactmomenten met je organisatie; van sollicitatie tot vertrek. In die periode – noem het de werknemersreis, of de employee journey – kan social intranet een cruciale rol spelen door de verschillende interacties rond de organisatie en het werk met elkaar te verbinden. Denk hierbij aan visie, missie en strategie, maar ook aan kennisdeling, engagement, samenwerking en communicatie in en tussen teams, en opleiding. Bovendien biedt een social intranet snel en centraal toegang tot relevante werkapplicaties, waarbij sociale functies kunnen worden gebruikt om te zorgen voor een meer geïntegreerde werkplek die gericht is op samenwerking en betrokkenheid.

Stop dus met het versturen van informatie vanuit allerlei bronnen. Bij een positieve werknemerservaring zijn de organisatie, de teams en het individu met elkaar verbonden. Dit draagt direct bij aan een betere gezondheid van je organisatie. Tegenwoordig zien veel bedrijven de digitale, werknemerservaring als een belangrijk aspect van het hedendaagse social intranet. Hierbij vormt het intranet het middelpunt van alle digitale interactie in de werkomgeving – of het nu gaat om organisatie- of werkinhoudelijke informatie. Als resultaat kunnen we spreken van een geïntegreerde werknemerservaring.

Drie trends die het social internet beter maken

Hoewel het potentieel van het social intranet in veel organisaties dus nog lang niet volledig tot bloei is gekomen, zien we meer dan ooit hoe organisaties een groeiende behoefte hebben aan precies dat wat een social intranet kan bieden: betrokkenheid, verbinding en zelfstandigheid. Technologie biedt steeds meer mogelijkheden waarmee specifieke organisatiefuncties (denk aan HR, IT, management) de werknemerservaring kunnen verbeteren.

1. Van personalisering naar individualisering

Een voorbeeld van personalisering van het social intranet is de mogelijkheid voor gebruikers om een eigen homepage te maken, zich aan te sluiten bij groepen en een ruimte te creëren die voldoet aan hun persoonlijke behoeften. Deze mogelijkheden dragen natuurlijk bij aan een positieve werknemerservaring.

Personalisering is ongetwijfeld een blijvertje en zal in de toekomst beter worden. Maar het is niet genoeg om de digitale werknemerservaring echt een boost te geven. Daarvoor is een volgende stap nodig: die van individualisering.

Individualisering is mogelijk omdat het social internet intelligent is, en content kan leveren, suggereren en voorschotelen die relevant is voor het individu – op basis van voorkeuren, behoeften en verwachtingen. Het verschil zit dus in de slimme mogelijkheden.

Zo kan met de nieuwe technologie persoonlijke communicatie op schaal plaatsvinden, wat een geheel nieuwe vorm van interactie is. Wij geloven dat social intranets zich zullen ontwikkelen van ‘push and tempt’ naar ‘pull and inspire’, waarbij op data gebaseerde inzichten zorgen voor een volledig andere digitale werknemerservaring in een veilige omgeving. Of, zoals een klant het zei: “het social intranet verandert van een postbode met een mooi busje in een persoonlijkere, vertrouwde adviseur die zich beter kan inleven in mijn positie.”

2. Van personalisering naar individualisering

Analytics is veel meer dan alleen cijfers. Met cijfers en statistieken krijg je inzicht in wat er is gebeurd. Met de juiste statische formules kun je ook nog een idee over de toekomst vormen, en dat is zeker zinvol.

Maar analytics maakt je slimmer. Met analytics kun je betere vragen stellen, die, met jouw kennis van de specifieke situatie, leiden tot betere antwoorden. Analytics maakt betere besluitvorming mogelijk. Het is een krachtige tool, vooral wanneer het gaat om je personeel en je organisatie.

We zijn ervan overtuigd dat verschillende organisatiefuncties (zoals het management, de IT- en juridische afdeling) steeds vaker analytics zullen inzetten om samen een betere en beter geïntegreerde werknemerservaring te bieden.

Hoe dat zal uitpakken? Eén voorbeeld betreft het vermogen van het huidige social intranet om gegevens uit persoonlijke, digitale interacties, schaalbare gesprekken en gebruikersstatistieken te bundelen. Met deze informatie kunnen op feiten gebaseerde werknemer-persona's worden gecreëerd die veel gedetailleerder zijn dan alleen demografische gegevens zoals leeftijdsgroep, opleidingsniveau en het aantal dienstjaren. Voor deze persona's worden ook zaken meegenomen die verband houden met betrokkenheid, zoals de unieke combinaties van behoeften, aannamen en verwachtingen, waarmee een scherper beeld ontstaat van de mens achter de data.

3. Van aparte tools en kanalen naar een centrale hub

Ten slotte zien we dat het social intranet zich steeds meer zal ontwikkelen tot een centrale hub vanwaaruit medewerkers hun organisatie kunnen benaderen. Zo wordt ‘de organisatie’ verbonden met ‘het werk’, ‘het team’ en ‘het individu’. Alle elementen zijn dus gelinkt, op één centrale plek.

De behoefte aan een centrale plaats om te kunnen communiceren en samenwerken is groter dan ooit – en dat is precies wat het social intranet kan bieden. Met de juiste implementatie kan een social intranet je communicatie en afstemming bevorderen door middel van integratie met andere applicaties, om zo één enkele plek te creëren waar alles is verbonden. We hebben het dan over veel meer dan alleen communicatie; het platform brengt namelijk alle aspecten van de werknemerservaring bijeen. Uiteindelijk wordt de werknemerservaring niet bepaald door digitale tools zoals Microsoft Word of Outlook, maar gaat het erom alle stakeholders te betrekken. Je medewerkers moeten zelf vorm kunnen geven aan hun gesprekken – en dat kan met een social intranet.

Met een single point of reference, een plaats waar context wordt gecreëerd, afgestemd en verrijkt, draagt een social intranet bij aan het afbreken van silo's en het doorbreken van grenzen binnen de organisatie. Je kunt zelfs toegang bieden aan externe partijen, zodat iedereen die geïnformeerd moet worden over een bepaald onderwerp, bericht of een update, bijeenkomt op één plek. Het is een naadloze, complete oplossing voor je medewerkers, of ze nu naast je op kantoor zitten, thuiswerken of bij de klant zijn.

Plek helpt je met het social intranet van de toekomst

Bij Plek weten we welke mogelijkheden het social intranet van de toekomst biedt. Als je de ervaring van je werknemers en de gezondheid van je organisatie een boost wilt geven, wilt zorgen voor echte verbinding en betrokkenheid, en individuele medewerkers wilt laten slagen – neem dan contact op. Ontdek hoe Plek je kan helpen.